Mehr KanBan Praktiken

Da wir in der letzten Folge nicht fertig geworden sind mit den KanBan Praktiken, gibt es in dieser Folge die restlichen.

Kanban – Von Vereinbarungen, Feedback und Entwicklung

Wir starten mit einer Anekdote: KanBan wird in einigen Kirschblütenhainen eingesetzt. Am Eingang gibt es eine kostenlose Eintrittskarte, die man am Ausgang wieder abgibt. Wozu das Ganze, wenn die Karte doch kostenlos ist? Das ist ganz einfach. Die Japaner können so die Menge an Menschen in dem Hain steuern und tragen dafür Sorge, dass alle ausreichend Platz haben um den Park zu genießen.

Wie vermeide ich Verschwendung? – die Praktiken in KanBan

Schritt 3: Manage den Arbeitsfluss

Bei manage den Arbeitsfluss ist die Grundannahme, dass Du Dich bereits mit dem Wertstrom Deines Teams oder Unternehmens auseinander gesetzt hast. Dieser Arbeitsfluss ist also schon visualisiert und limitiert. Wir kennen auch dies aus der Produktion. Hier schauen wir uns beispielsweise den Takt an oder wo sich Dinge aufstauen. Langweilt sich vielleicht jemand?

Im Kirschblütenbeispiel sind die Maßnahmen dafür da, dass der Fluss im Hain selbst zum besten erlebnis beiträgt. Es bilden sich keine Trauben an besonders schönen Fotospots.

Dafür darf ich auch schauen, wo die Menschenansammelungen in meinem System (Kirschhain) sind, mich fragen ob ich sie dort haben kann und was ich unternehmen kann um dies zu ändern.

Vielleicht kennst Du es aus Deinem Arbeitsleben, dass wir öfter einmal auf andere warten dürfen, wenn sie uns zuarbeiten. Dies könnte ein Indikator für genau diese Praktik sein, denn hier ist der Fluss gestört.

Das wird ungemein von den vorhergehenden Praktiken unsterstützt. Zum einen kannst Du so überhaupt erst Deinen Wertstrom sehen und durch die Limitierung (WiP) langweilen sich nun vielleicht einige Positionen im Wertstrom, da sich nicht mehr Arbeit darin befinden darf.

Wir haben auch einen psychologischen Effekt: Wenn die Arbeit auf unserem Schreibtsich nicht weniger wird, sondern sich immer wieder auftürmt, dann geraten wir häufig in Stress. Wenn dieser Arbeitsberg klein bleibt, dann fällt es uns leichter diese abzuarbeiten. Das erleichtert auch Priorisierung und reduziert Komplexität.

An diese Stelle passt super das Pull-Prinzip. Dieses ist implizit im KanBan eingebaut und bedeutet, dass ich nicht mehr die Arbeit vom Chef oder vorangegangen Prozessschritt auf meinen Arbeitsstapel bekomme, sondern mir die jeweils nächste Aufgabe abhole. Aus meiner alten Arbeit kenne ich (Henry Schneider) es noch sehr gut, wie mein Chef mir an manchen Tagen sagte „Das machst Du jetzt auch noch und dies und das auch.“.

Das passt super zu Schritt 4.

Schritt 4: Mach die Regeln explizit

Das bedeutet, dass die Regeln, die im KanBan-System existieren, wie Pull oder WiP, dass diese präzise ausgedrückt und eingehalten werden. Also wann darf gezogen (Pull) werden? Wann wird die nächste Aufgabe nachgezogen? Dies hatten wir auch in Folge 17, als es um Selbstorganisation ging. Dort ging es darum, dass nicht über die Zubettgehzeit verhandelt wird, wenn Zubettgehzeit ist. Das bedeutet, wir haben eine eindeutige Regel, diese wird in dem Moment eingehalten und sie ist jedem bekannt. Die Verhandlung über die Regel machen wir an einer anderen Stelle.

Hier kannst Du beliebig ins Detail gehen. Also welche Policies werden explizit gemacht und welche nicht. Zum Beispiel auch, welche Qualitätskriterien die Aufgaben erfüllen müssen an den Schnittstellen. Da kommen wir schnell in das Gebiet der Definition of Done. Also wann ist eine Aufgabe wirklich fertig?

Eine weitere wichtige Regel: Wie gehen wir mit Risiken im Team um?

Schritt 5: Feedback

Etabliere Feedback-Schleifen. Hier können Retrospektiven helfen. Wenn Du bis hier hin alle 4 Praktiken implementiert hast bekommst Du mit Sicherheit bereits schon richtig viel Feedback aus Deinem KanBan System. Für dieses darfst Du Dir einen Kanal überlegen. Beispielsweise wie Du es würdigst und wie Du nun damit umgehst es vielleicht auch umzusetzen.

Im KanBan werden hierfür auch Meetings empfohlen. Falls Du Projektleiter bist, dann kennst Du sie vielleicht auch als LessonsLearned. Im KanBan Prozess passt sogar der Begriff Kontinuierlicher Verbesserungs Prozess (KVP) sehr gut.

Richte also etwas ein, wie Du das Feedback kontinuierlich kanalisierst.

Wenn das KanBan-System nicht funktioniert, dann ist dies nicht das Problem einer Einzelperson, sondern das System hat ein Problem, welches wir gemeinsam lösen. – Janina Alisa Wohlert

Weitere Feedbackmöglichkeiten sind Review oder Kundenfeedback.

Schritt 6: Verbessere kollaborativ, entwickle experimentell

Kollaborativ: Du nimmst aktiv an der Zielerreichung teil. Kooperativ: Du wirst gefragt und wirst dann aktiv.

Es geht also mehr um geteilte Verantwortung.

An dieser Stelle passiert viel Qualitätsmanagement.

Es gibt PDCA-Zyklen oder Empirie.

Möchtest Du persönlich mit uns in Kontakt kommen, dann schreib uns unter hello@znipcast.de, besuch uns in der kleinen Scrum Schule oder schau bei unseren Seminaren in der Znip Academy vorbei.