KanBan Praktiken Teil 1

Heute haben wir endlich unsere KanBan Praktiken Folge. Es geht gezielt darum Arbeit zu erledigen.

Kanban visualisiere Arbeit

„Getting Shit Done!“

Dies ist die Folge dazu. Wir starten mit den Praktiken und es gibt noch eine gesondere Folge nur zu dem Thema „Getting Shit Done!“.

KanBan ist eine Strategie, die den Flow managed und optimiert. Dies wird in einem Prozess gemacht, der visuell arbeitet (Transparenz) und auf den Work in Progress schaut. Dies passiert in einem Pull System. Also einer Wertschöpfungskette.

Kanban ist neben Scrum ein weiteres Framework mit einem etwas anderem Ziel. In diesem Framework geht es darum den Wertstrom zu optimieren. Der Ursprung des Frameworks stammt aus der Produktion von Toyota. Es geht also darum möglichst gut viele Produkte zu produzieren. Es wird dabei nicht der Wert des Produktes optimiert, sondern der Prozess, der dieses Produkt erstellt.

Wie wird denn der Wertstrom optimiert?

Dies geschieht beispielsweise durch das absolute Vermeiden von Verschwendung. In jedem kleinen Teilbereich will dieser Framework Verschwendung vermeiden.

Ich schaue mir genau den Prozess an, wie mein Service oder Produkt erstellt wird. Von der Bestellungsaufgabe bis zur endgültigen Auslieferung vor Kunde.

Nun schaue ich auf die Verschwendung. An welcher Stelle sind beispielsweise Lagerzeiten? Wo sind Übergabepunkte? Wo können Fehler entstehen? Wo produziere ich Müll? Wo habe ich unzuverlässige Lieferanten? Startet mein Prozess vielleicht schon holprig?

Im Kaizen findest Du dazu Arten der Verschwendung, die Dir sehr gute Hinweise darauf geben, worauf Du achten solltest.

Nun kennst Du das grundsätzliche Wesen von KanBan. Dies optimiert schon wahnsinnig viel vom Wertschöpfungsstrom.

Easy oder?

Meine Erfahrung ist, dass gerade die kleinen Grundregeln, die es im KanBan sind ihre Tücke in der Umsetzung haben. Hier empfehle ich Dir erfahrene Coaches. Denn im Gegensatz zu Scrum gibt es hier keine so engen Leitplanken und viel Interpretation. Das hat natürlich auch super viele Vorteile, weshalb KanBan Henry Schneider Lieblingsframework ist.

Wie vermeide ich Verschwendung? – die Praktiken in KanBan

Schritt 1: Visualisieren

Über Visualisieren haben wir bereits in der Empirie– und Transparenzfolge gesprochen. Also mach es sichtbar!

Oft heißt es „Visualisiere den Flow“. Eine hervorragende Praktik und gleichzeitig kannst Du viel mehr visualisieren, als nur den Flow. Beispielsweise wo ist denn Arbeit? Also wo entsteht Arbeit, wird sie abgeleistet oder wartet.

Dabei kann Dir eine Systemaufstellung hilfreich sein.

Diese Visualisierung machen dann möglichst viele am Prozess Beteiligte oder alle. Du kannst auch ein personal KanBan durchführen und Deine eigene Arbeit visualisieren. Das klappt auch super im Privatleben.

Dabei kann es hilfreich sein entlang des Wertstromes Kanban einzuführen und nicht nur in einer Abteilung, denn oft haben die Menschen in einer Abteilung nicht so viel miteinander zu arbeiten. Wir sprechen dabei von Crossfunktionalität. Darüber haben wir auch in der Teams Folge gesprochen.

Jetzt kann ich auch Risiken visualisieren. Also welche Aufgaben sind ein potentielles Risiko für meinen Erfolg.

Aus der Toyota Produktion stammt daher auch der Spruch „Wir ziehen jetzt die Reißleine“. Dies ist Risiko visualisieren. Die Reißleise stoppt das Band und die Menschen kommen ins Swarming um das Problem des Unternehmens zu lösen. Dabei ganz wichtig die Haltung: Das Unternehmen hat das Problem und alle wollen es für ihr Unternehmen lösen. Es geht nicht um Schuldzuweisungen. Dieses Vorgehen vermeidet, dass Ausschuss in großen Mengen produziert wird, welcher wiederum teuer nachbearbeitet werden müsste.

Schritt 2: Limitiere den Work in Progress

Ich setze bewusst eine Grenze von Dingen, die sich gleichzeitig in Arbeit befinden.

Wenn Du beispielsweise ständig zwischen Aufgaben hin und her wechselst, dann ist dies ineffizient. Es braucht Zeit bis das Gehirn voll umschaltet. Oftmals bis zu 20 Minuten.

Diese Praktik möchte jetzt mehr Fokus reinbringen. Wir wollen ja Arbeit erledigt bekommen. Durch die Limitierung wird Arbeit nacheinander und nicht nebeneinander erledigt und in der Regel schneller fertig. Im schlechtesten Fall dauert es genauso lange.

Als Kenngröße für Limits würde Janina pro Person das Limit auf 1 setzen und Henry auf 0,5. Also die Hälfte der Personenanzahl. Nutze zu Beginn irgendeine Zahl und schwing Dich mit Deinem Team auf eine gute Zahl ein. Hierfür könnt ihr experimentieren ob mehr oder weniger sich positiv auf die Durchlaufzeit auswirkt. Janina würde beispielsweise auch das WiP-Limit bereits zu Beginn reduzieren, falls die Aufgaben von mehreren Menschen gezeitigt bearbeitet werden können.

Mehr über uns und die kleine Scrum Schule findest Du auf der Seite der Znip Academy.