KanBan Prinzipien

In den letzten beiden Folgen haben wir bereits über die KanBan Praktiken gesprochen und heute schließen wir die Serie mit den KanBan Prinzipien ab.

Manage die Arbeit, nicht die Menschen

Manage die Arbeit, nicht die Menschen

Die Prinzipien sind eine Art Leitplanken, die Dir KanBan mitgibt.

Bevor es losgeht, haben wir erst einmal die 41. Folge zu feiern! Seit 41 Folgen geben wir dir wertvolles Wissen mit, welches Du für modernes Projektmanagement und Teamentwicklung gebrauchen kannst. Dabei gehen wir sehr viel auf das Mindset ein, da dies die Grundlage für unser Wirken und Handeln bietet. Wir gehen dabei tiefer als es eine Scrum Schulung vermag und haben Dir ganz nebenbei eine Schulung geschenkt. Du könntest jetzt nämlich in einer Woche einfach 40 Folgen hören und das Wissen daraus aufsaugen und anwenden. Cool oder? Und das for free. Wir von der Znip Academy wollen nämlich Gesellschaft gestalten. 🤗🎉🎉🎉

Ziele träumen mit Annette Schütze ist dabei aktuell unsere beliebteste Folge.

Die nächste Folge ist sogar ein Hörerwunsch. Es wird um OKR gehen.

Die kleine Scrum Schule findest Du übrigens auch auf der Znip Academy Seite.

Die 6 KanBan Prinzipien sind clever in je 3 unterteilt. Zwischen Transformationsprozess und Lieferfähigkeit.

Diese Trennung ist genial! Im Framework selbst ist eingebaut, wie Du es einführst. Mindblowing! Dann auch noch, wie man es lieferfähig bekommt.

Transformationsprozess

Der Transformationsprozess ist der Veränderungsprozess zum Einführen von KanBan.

Beginn mit dem was Du gerade tust

Oder

Starte dort, wo Du stehst.

Häufig kommen wir in Veränderungsprozesse, in denen die Menschen etwas überfordert damit sind, was sich plötzlich alles ändert und wie viele neue Regeln es plötzlich gibt.

Der neue Framework wird mit einem Big Bang eingeführt. Das hat Vorteile und auch Nachteile. Janina Alisa Wohlert und Henry Schneider gehen da einen anderen Weg.

Oft wollen die Menschen gar nicht im Veränderungsprozess mit. Es hat doch vorher schon alles gut funktioniert und wir Coaches haben wenig Ahnung von der eigentlichen Arbeit, die dort erledigt wird. Das stimmt sogar. Gleichzeitig wird das Erreichte in der Firma nicht genug gewürdigt. Das ist Anmaßend von vielen Coaches. Die Firmen sind da wo sie heute stehen, eben weil sie gute Arbeit geleistet haben. Wir starten also genau dort wo sie gerade sind, würdigen den Weg, den sie gegangen sind und machen die aktuelle Arbeit erst einmal transparent. Wir passen noch nichts an. Das kommt erst in den Folgeschritten oder schon allein durch die Visualisierung des Arbeitsflusses.

Wenn wir alles von einem auf den nächsten Tag umwerfen hat es den Vorteil die Menschen aus ihrem Trott zu bringen und auch den Change-Prozess nach einigen Kapriolen, die ersten Monate, schnell zu beenden. In diesen Monaten wird dann aber kein Outcome mehr produziert. Außerdem ist es uns Menschen oft viel zu Anstrengend aus unserer Komfortzone zu kommen und die Blaupausen umzusetzen. Warum also diesen Weg gehen und die Komplexität unnötig steigern?

Die Einführung über einen Big Bang ist zusätzlich sehr direktiv. Es wird eine hierarchische Machposition benötigt, die es auf diese Weise durchdrückt. Die Haltung dahinter ist, dass die Menschen genau so arbeiten und das tun, wie ich es von ihnen verlange. Das ist nicht unsere Art. Wir arbeiten lieber mit den Menschen. Unser Menschenbild dazu ist partizipativ. Du erinnerst Dich vielleicht: You go first!

Wir gehen davon aus, dass wir die besten Menschen bereits haben und diese ihr Bestes auch geben wollen.

In Chaos und Krisensituation ist es absolut in Ordnung sehr direktiv zu führen, bis sich das System wieder etwas stabilisiert hat.

Wenn Du Dich in Deiner Arbeitswelt aber nicht frei entfalten kannst, dann ist es oft ein Arbeiten gegen Dich selbst. Ähnliche Probleme können bei einem Big Bang Change auftreten. Dies liegt oft daran, dass Systeme selbsterhaltend sind. Mit einer evolutionären Arbeitsweise können wir die Menschen viel besser mitnehmen.

Vereinbare, dass evolutionäre Veränderungen verfolgt werden

Wie gerade beschrieben kannst Du Deinem Kind nicht einfach sagen, dass ab heute mit Messer und Gabel gegessen wird. Es ist ein evolutionärer Prozess, welcher auf Lernen beruht. Dies berücksichtigen KanBan Systeme.

Dies passt gut zu Kaizen, was wir auch bereits in den letzten Folgen angesprochen haben. Es geht darum Experimente zu starten und auf die Ergebnisse zu reagieren. Im Projektmanagement ist dies der PDCA Zyklus. Hier steckt auch wieder der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) der letzten Folge drin. Im KanBan machen wir das in sehr kurzen Zyklen. 🙂

KanBan kommt an dieser Stelle ohne Meetings daher. Gleichzeitig gibt es Empfehlungen was Du tun könntest. Eine davon wären Retrospektiven um die evolutionäre Veränderung zu verfolgen. Natürlich kannst Du das auch anders lösen.

Und jetzt wieder die Verbindung zum ersten Prinzip – Starte dort wo Du stehst. Gibt es vielleicht in Deinem Unternehmen schon KVP Prozesse oder ähnliches, mit dem ihr euch bereits verbessert? Egal wie selten oder ungünstig sie funktionieren. Wenn ihr da bereits etwas habt, starte dort. Schau sie Dir an und vor allem wie die Verbesserungsmaßnahmen verfolgt und umgesetzt werden. Vielleicht ist das schon ein guter Punkt dort anzusetzen.

Es ist ein Prozess der auf Vereinbarungen beruht. Gehen die Menschen im System nicht mit, dann schau Dir das Vertrauensverhältnis und die psychologische Sicherheit an.

Fördere Führung auf allen Eben in der Organisation

Wir sind bei Delegation angekommen.

Hier ist keine Führungslizenz gemeint. Viel eher geht es darum, dass aus jeder Ecke, von jedem Menschen, aus jedem Team dürfen Vorschläge und Ideen wie das komplette System (Wertschöpfungskette) verbessert werden kann. Es gibt auf jeder dieser Ebenen die Reißleine um den Prozess bei eventuellen Störungen anhalten zu können. Diese Probleme werden nicht hocheskaliert damit ein Manager oder ein Vorstand zu irgendeiner Maßnahme zustimmen kann, sondern die Probleme werden auf der jeweiligen Ebene unter den Menschen selbst gelöst. Das ist Führung. Das ist eine radikale Änderung dazu, wie viele Unternehmen heutzutage aufgestellt sind. Überleg noch einmal wie viele Unternehmen, die Du kennst, eventuell anders handeln oder funktionieren, um zu sehen, was das für eine Änderung im Mindset bedeutet.

Dies hat auch viel mit Identifikation mit dem Unternehmen zu tun.

Wenn ich sehe, dass diese Führung noch nicht funktioniert, dann ist es vor allem für mich als Coach, Führungskraft und Mitarbeiter die Stelle, an der ich genau diese Führung fördern darf.

Als Führungskraft ist in diesem Moment Deine Aufgabe zu schauen, wie Du die Menschen im System dazu befähigen kannst genau diese Aufgabe zu übernehmen. Also wie bekomme ich die Menschen dort hin, dass sie Entscheidungen treffen, denen ich vertraue. Du merkst schon, der Chance im KanBan noch viel mehr mit Mindset zu tun als es eventuell andere Frameworks bedingen.

Lieferfähigkeit (Service Delivery)

Im Wesentlichen geht darum: Wie bringe ich meine Leistung gegenüber Kunde? Also, wie werde oder bleibe ich lieferfähig?

Verstehe und fokussiere die Erwartungen der Kunden

Es geht um unseren Kunden. Bei den Kunden verstehen sind wir wieder in so vielen Bereichen, die wir aus dem Agilen bereits kennen. Dies ist auch in den Prinzipen des Agilen Manifestes für Softwareentwicklung. Darüber sprechen wir unter anderem in der kleinen Scrum Schule. Auch Design Thinking ist absolut kundenorientiert.

Was braucht mein Kunde? Eventuell bedeutet das auch mehr Interaktion mit Deinem Kunden um herauszufinden, was er braucht.

Hierin steckt auch die Verbindung zwischen Outcome statt Output drin. Es geht also nicht nur darum eine große Menge zu produzieren, sondern für den Kunden den größtmöglichen Wert zu schaffen.

Wenn ein KanBan System Kundensysteme fokussiert, dann klingt es schon mit, dass es ein reduziertes Portfolio gibt. In diesem Prinzip könnte also stehen: Hab ein Produkt! Alles was nicht darauf fokussiert ist machst Du in einem anderen KanBan System. Haben Deine Kunden unterschiedliche Bedürfnisse, dann mach zwei Systeme daraus. Wenn un ein Wertstrom gestört sein sollte, so beeinflusst dieser den anderen Wertstrom nicht.

Manage die Arbeit, lass die Menschen sich selbst organisieren

Manage die Arbeit, nicht die Menschen

Die Haltung dazu ist: Ich habe die richtigen Menschen bereits da. Die Besten. Wenn ich überall die Besten habe, warum sollte ich sie dann mikromanagen?

Im KanBan konzentriere ich mich auf den Prozess zur Entstehung des Wertes, nicht darauf, den Menschen zu sagen, was sie zu tun haben.

Führung fängt auch hier wieder an der Stelle an, wo wir die Menschen dazu befähigen ihre Arbeit erledigen zu können und nicht im Arbeit verteilen.

Was mache ich aber, wenn die Menschen sich die Arbeit nicht ziehen? – An der Stelle fängt Führung an. Nun darfst Du darauf schauen woran das liegt. Sind Deine Menschen motiviert? Ist die Arbeit vielleicht Unsinn? Fehlen Fähigkeiten oder Zeit?

Entwickle Regeln für die Verbesserung der Ergebnisse

Hier geht es um Regeln für die Verbesserung der Ergebnisse. Mindblowing! Der Prozess soll also nicht nur zügig und effizient sein, er soll sich auch noch verbessern. Also Effektivität.

Es gibt also Regeln für das Ergebnis. Beispielsweise Qualität.

Bisher ist KanBan ein recht freies Framework, wo sich jeder überlegen kann, wie er es umsetzt. Wenig Regeln und unterschiedlichste Ausprägungen. Wir können Dir dafür Tipps geben und gleichzeitig ist der Framework immer noch sehr frei. Hier gibt es plötzlich Regeln für die Ergebnisse. Das Einzige, was bei KanBan stimmen muss ist da Ergebnis.

Nach welchen Regeln verbesserst Du Dein Produkt?

Du könntest Deine Ergebnisse zum Beispiel durch eXtreme Programming verbessern.

Hol Dir Unterstützung

Du merkst schon, KanBan kommt sehr leichtgewichtig daher und die Umsetzung ist dann das interessante. Hol Dir also jemanden ins Unternehmen, der schon ein Stück gegangen ist, denn KanBan kommt ohne Regeln und Rollen, wie Scrum daher. Diese dürfen noch entwickelt oder aus anderen Frameworks entlehnt werden. Dabei können auch wir von der Znip Academy Dich begleiten. Wie bekomme ich transformationale, laterale oder partizipative Führung hin? Das ist ein Prozess und wird nicht einfach so eingeführt.

Nächste Folge

In der nächsten Folge setzen wir einen Hörerwunsch zum Thema ORK um.

 

Möchtest Du persönlich mit uns in Kontakt kommen, dann schreib uns unter hello@znipcast.de, besuch uns in der kleinen Scrum Schule oder schau bei unseren Seminaren in der Znip Academy vorbei.

 

Janina Alisa Wohlert & Henry Schneider